круглый стол: Использование личных гаджетов сотрудниками в работе помогает повысить эффективность и сократить расходы или разорить вашу компанию?

21 марта 2013

21 марта в итальянском ресторане «PAZZO» руководителей Приморского края собрал за круглым столом Бизнес-клуб «КРБ «СВЕЖИЙ ВЕТЕР». Участники обсуждали тему: «Использование личных гаджетов в работе сотрудниками компании помогает сократить расходы и повысить эффективность или разорить компанию?»КРБ

 

«Когда я приглашала участников на круглый стол, тема особого интереса не вызвала – многие мои собеседники говорили о том, что особых проблем в использовании личных гаджетов на рабочем месте они не видят, - говорит Ирина Н. ВЫСОЦКАЯ, президент бизнес-клуба «КРБ «Свежий ветер», бизнес консультант по построению организаций. - Однако когда мы стали обсуждать этот вопрос, то оказалось, что во многих компаниях через личные устройства сотрудники имеют доступ к базам данных, а это значит, что уходя из компании вполне могут захватить ее с собой или просто-напросто удалить. И такие случаи не редки. И владельцы компаний в этом случае ничем не защищены ни технически, ни юридически».

Конечно, мы не сможем передать вам всего, что было на этой встрече. Но, как  всегда, поделимся с вами некоторыми выводами и мнениями участников.

 

Ксения Нестеренко директор ДВ представительства компании «HeadHunter» рассказала, что происходит в других странах в этой области. Запрещают работодатели или наоборот побуждают сотрудников использовать личные гаджеты в работе.  И конечно поделилась результатами опросов российских руководителей. «В развитых и развивающихся странах работодатели поощряют сотрудников использовать личные гаджеты. Это повышает эффективность работы. В России компания «HeadHunter» опросила более 5 000 компаний – представителей малого и среднего бизнеса (крупный бизнес дивайсы сотрудникам в основном предоставляет). И оказалось, что 89% опрошенных сказали, что они "за" использование гаджетов, - рассказывает эксперт. – Есть, конечно, и те работодатели, которые не торопятся разрешать использование личных мобильных устройств. Их основные опасения связаны с негативным влиянием гаджетов на управляемость бизнеса. Не разрешают использование личных устройств банки, государственные структуры – их можно приносить на работу, но они все регистрируются службой безопасности, а для работы на них устанавливается специальное программное обеспечение».


Участники поделились своими историями: одна компания переплатила за трафик, т.к. сотрудник скачивал себе фильмы. А в другой, закрыли доступ в социальные сети, но два сотрудника, договорившись с сис. админом получили доступ.


Никита ЕЛКИН, директор компании «Организация бизнеса ХХI» посоветовал не запрещать, а четко регламентировать в компании процесс использования гаджетов. «На дворе XXI век, и хотим мы этого или нет, нужно осваивать новые технологии, - говорит эксперт. – То есть запретить использование гаджетов – это не выход, сотрудники ведь все равно их используют. Ну а раз мы не можем изменить ситуацию, нам нужно ее возглавить. Ведь гаджеты – это суперсовременный инструмент для передачи информации. И задача руководителя – стандартизировать эту работу, тогда многих рисков, о которых мы сказали, можно будет избежать.»

 

Защитить интеллектуальную собственность компании нужно не только технически, используя современные технологии, но и юридически. Это можно сделать, составив положение о защите коммерческой информации, которое необходимо подписать с каждым сотрудником.

 

«Вопрос сохранения данных о компании является актуальным для многих владельцев бизнеса, поскольку годами наработанные сведения о работе предприятия (в том числе о конрагентах, клиентах, эксклюзивных технологиях и т.п.) зачастую оказываются в руках недобросовестных сотрудников, использующих данную информацию вопреки интересам предприятия. Причем утечка такой информации может произойти независимо от того, используются в работе личные гаджеты сотрудника либо таковые предоставлены предприятием, - говорит Татьяна СТРОГАНОВА, юрист  адвокатского бюро «Высоцкий, Шейнин и партнеры». - Закон предусматривает ответственность за разглашение охраняемой законом тайны ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей».

 

Участники сделали вывод, что данная проблема действительно существует. Она не «лежит на поверхности», но очень значима и стоит на нее посмотреть. Решать ее нужно комплексно и все, конечно начинается с найма персонала и работы с ним. И предпринять ряд действий:

  1. Создать положение о коммерческой тайне;
  2. Внести пункт о не разглашении коммерческой тайны в договор с сотрудниками;
  3. Периодически проводить проверку работы системного администратора;
  4. Инициировать использование гаджетов сотрудниками в работе и рекомендовать им программное обеспечение для работы, быть для своих сотрудников экспертами  в этой области;
  5. Использовать для работы облачные технологии;
  6. Дублировать важную информацию.

На дворе действительно ХХI век. И сотрудники будут использовать личные гаджеты! Тогда давайте это возьмем под контроль и не будем делать вид, что эта ситуация не существует.